Wer KI im Unternehmen einsetzen will, landet früher oder später beim E-Mail-Postfach. Dort steckt ein großer Teil des Tagesgeschäfts: Angebote, Absprachen, Rückfragen. Eine KI kann diese Nachrichten sichten, einen langen Schriftwechsel in wenigen Sätzen zusammenfassen und beim Antworten berücksichtigen, was schon vereinbart wurde.
Dafür braucht sie Zugriff auf die E-Mails. Für Gmail und Outlook gibt es fertige Anbindungen, ChatGPT etwa bringt Plugins für beide Dienste mit. Viele Firmenpostfächer liegen aber woanders, bei einem anderen Hoster oder auf einem eigenen Mailserver. Für sie findet sich im KI-Programm oft kein passender Anschluss.
Für diese Postfächer haben wir bei q23 Mailbox MCP entwickelt. Der Server verbindet KI-Agenten direkt mit dem vorhandenen IMAP-Postfach. Niemand muss dafür E-Mails an Gmail oder Outlook weiterleiten oder das Postfach dorthin umziehen. Wir setzen Mailbox MCP selbst produktiv ein und stellen es kostenlos als Open Source bereit.
Was der Agent damit kann
MCP (Model Context Protocol) ist ein offener Standard, über den KI-Programme zusätzliche Werkzeuge nutzen. Unterstützt wird er unter anderem von Claude Code und Codex. Mailbox MCP ist so ein Werkzeug und gibt dem Agenten Zugang zum Mailserver. Damit kann er:
- die Ordner eines Postfachs mit der Zahl ungelesener Nachrichten anzeigen und die neuesten E-Mails auflisten,
- E-Mails nach Absender, Empfänger, Betreff, Text oder Zeitraum durchsuchen,
- einzelne Nachrichten vollständig abrufen,
- E-Mails senden und beantworten, wenn auf dem Server ein SMTP-Zugang eingerichtet ist.
Ein typischer Fall: Vor einem Kundentermin sucht der Agent alle Nachrichten zu einem Angebot heraus und fasst den bisherigen Stand zusammen. Auf dieser Grundlage entwirft er bei Bedarf gleich die nächste Antwort.
Die Rollen sind dabei klar verteilt. Mailbox MCP holt die Nachrichten aus dem Postfach, Zusammenfassung und Entwurf schreibt das angeschlossene KI-System. Ob der Agent E-Mails auch selbst verschicken darf und wann er dafür Ihre Freigabe braucht, legen Sie im KI-System und im jeweiligen Arbeitsablauf fest. Wer das Versenden ganz ausschließen will, richtet auf dem Server einfach keinen SMTP-Zugang ein. Dann gibt es die Sendefunktionen gar nicht. Eine Übersicht aller Funktionen steht in der Dokumentation auf GitHub.
Wo die E-Mails verarbeitet werden
Mailbox MCP stellt nur die Verbindung zum Postfach her und speichert selbst keine E-Mails. Was mit den abgerufenen Inhalten danach passiert, bestimmt das angeschlossene KI-System. Auch wenn der Server in Deutschland oder bei Ihnen im Haus läuft, kann ein externer KI-Dienst die Mails an einem anderen Ort verarbeiten. Das hängt vom Anbieter ab und davon, wie Sie ihn eingerichtet haben.
Welches KI-System Sie einsetzen und welche E-Mail-Inhalte Sie darüber verarbeiten dürfen, müssen Sie selbst prüfen. Das gilt für Cloud-Dienste genauso wie für eine selbst betriebene KI. Mailbox MCP allein macht den Ablauf also noch nicht DSGVO-konform. Einen guten Einstieg bietet die Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“ der Datenschutzkonferenz vom 06.05.2024. Sie rät unter anderem zu prüfen, ob ein Anbieter Eingaben für das Training seiner Modelle verwendet und ob sich das abschalten lässt.
Wo die Zugangsdaten liegen
Ihre Zugangsdaten zum Postfach tragen Sie in die MCP-Einstellungen Ihres KI-Programms auf Ihrem Rechner ein. Auf dem MCP-Server gibt es keine Passwortablage, er schreibt keine Zugangsdaten auf die Festplatte.
Ganz auf Ihrem Rechner bleiben die Daten trotzdem nicht. Bei jedem Abruf gehen sie an den Server, der sich damit im Arbeitsspeicher beim Mailserver anmeldet. Die Verbindung hält er für weitere Abrufe offen und beendet sie, wenn sie eine Weile ungenutzt bleibt. Deshalb gilt:
- Läuft der Server nicht lokal auf Ihrem eigenen Rechner, muss die Verbindung zu ihm über HTTPS laufen.
- Die lokale Konfiguration enthält den Zugang zu Ihrem Postfach und muss entsprechend geschützt werden.
- Wo Ihr Mailanbieter App-Passwörter anbietet, sind sie dem Hauptpasswort des Postfachs vorzuziehen.
Statt mit Benutzername und Passwort kann Mailbox MCP auch mit einem verschlüsselten Zugangstoken arbeiten. Das Passwort muss dann nicht dauerhaft in der Konfiguration stehen. Der Token ist an den Schlüssel des Servers gebunden, und wird dieser Schlüssel ausgetauscht, sind alle Tokens sofort ungültig. Vertraulich behandeln müssen Sie den Token trotzdem, denn wer ihn besitzt, kommt über den Server ins Postfach. Die Details beschreibt das Sicherheitsmodell von Mailbox MCP.
Aus dem eigenen Betrieb
Mailbox MCP läuft bei uns im Alltag. Diese Erfahrung bringen wir mit, wenn wir die Anbindung für andere Unternehmen einrichten.
Jede Mailumgebung ist ein bisschen anders. Eine Server-Instanz ist jeweils auf einen Mailserver eingestellt, Adresse, Port und Verschlüsselung lassen sich für IMAP und SMTP frei konfigurieren. Ein weiterer Hoster, eine zusätzliche Domain oder besondere Anmeldevorgaben können trotzdem Anpassungen erfordern. Für alles, was über die Konfiguration hinausgeht, ist der Quellcode offen.
Bevor wir etwas einrichten, prüfen wir deshalb, ob Ihr Anbieter und sein Anmeldeverfahren unterstützt werden, und stimmen die Anbindung auf den Mailserver ab, den Sie tatsächlich nutzen.
Open Source unter MIT-Lizenz
Mailbox MCP steht unter der MIT-Lizenz. Sie dürfen die Software kostenlos nutzen, auch im Unternehmen, und an eigene Anforderungen anpassen. Im Wesentlichen müssen Sie dabei den Lizenzhinweis erhalten. Quellcode und Einrichtungsanleitung sind öffentlich auf GitHub verfügbar. Wer den Server selbst aufsetzen und betreiben möchte, kann das ohne uns tun.
Unterstützung bei der Einrichtung
Sie möchten Mailbox MCP einsetzen, aber die Einrichtung nicht selbst übernehmen? Sprechen Sie uns an. Wir hosten den Server bei uns in Deutschland oder installieren ihn auf Ihren eigenen Servern. Die Anbindung an Ihre Mailumgebung und an den vorgesehenen KI-Agenten stimmen wir mit Ihnen beziehungsweise Ihrer IT ab.
Hosten wir den Server, laufen E-Mail-Inhalte und Zugangsdaten über unsere Infrastruktur. Datenschutzrechtlich ist das eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Dafür schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
Die Software bleibt kostenlos. Einrichtung, Hosting, Betreuung und individuelle Anpassungen sind eigene Leistungen.